Wat zijn de gevolgen als een leverancier zijn SROI-verplichting niet nakomt?

Als een leverancier zijn SROI-verplichting niet nakomt, kan de opdrachtgever financiële sancties opleggen, zoals een boete of het inhouden van een deel van de opdrachtsom. In ernstige gevallen kan niet-naleving ook leiden tot uitsluiting van toekomstige aanbestedingen. Hoe zwaar de gevolgen zijn, hangt af van de contractuele afspraken en de mate waarin de leverancier heeft geprobeerd aan zijn verplichtingen te voldoen. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over SROI-naleving, sancties en wat je kunt doen om problemen te voorkomen.

Wat zijn de sancties bij het niet nakomen van een SROI-verplichting?

Bij het niet nakomen van een SROI-verplichting kan de opdrachtgever een financiële boete opleggen, een deel van de opdrachtsom inhouden of de leverancier verplichten alsnog een compenserende bijdrage te leveren. De exacte sancties staan beschreven in de aanbestedingsvoorwaarden en het contract dat bij de opdracht hoort.

In de praktijk werken overheden en semi-overheidsinstellingen met verschillende sanctiemechanismen. De meest voorkomende zijn:

Financiële korting op de opdrachtsom: de opdrachtgever houdt een bedrag in dat overeenkomt met het niet-gerealiseerde SROI-percentage.
Boetes: sommige contracten bevatten een vaste boeteclausule bij aantoonbare nalatigheid.
Verplichte compensatie: de leverancier moet het tekort alsnog invullen via een alternatieve maatregel, zoals een donatie aan een sociaal fonds.
Uitsluiting van toekomstige aanbestedingen: structurele niet-naleving kan ertoe leiden dat een leverancier bij volgende inschrijvingen wordt uitgesloten of lager scoort op gunningscriteria.

De zwaarte van de sanctie hangt sterk af van de vraag of de leverancier aantoonbaar inspanningen heeft geleverd. Een leverancier die kan laten zien dat hij actief heeft geprobeerd aan zijn social return-verplichting te voldoen, staat in een veel sterkere positie dan een leverancier die niets heeft ondernomen.

Hoe wordt naleving van SROI-verplichtingen gecontroleerd?

Opdrachtgevers controleren de naleving van SROI-verplichtingen doorgaans via periodieke rapportages die de leverancier zelf aanlevert, aangevuld met audits of verificatiegesprekken. De frequentie en diepgang van deze controles staan vastgelegd in het contract.

Concreet verloopt de controle vaak als volgt:

De leverancier levert op vaste momenten, bijvoorbeeld per kwartaal of halfjaar, een voortgangsrapportage aan.
De opdrachtgever beoordeelt of de gerapporteerde inspanningen voldoen aan de gestelde eisen, zoals het percentage van de opdrachtsom dat is ingezet voor SROI-activiteiten.
Bij twijfel of bij grotere opdrachten kan een externe auditor worden ingeschakeld om de gegevens te verifiëren.
Sommige gemeenten en rijksinstanties koppelen de controle aan de Prestatieladder Socialer Ondernemen (PSO), waarbij een PSO-certificering als bewijs van naleving wordt geaccepteerd.

Het is belangrijk dat je als leverancier je administratie op orde hebt. Ontbrekende of onvolledige documentatie wordt bij een controle snel als tekortkoming aangemerkt, ook als je in de praktijk wel degelijk inspanningen hebt geleverd.

Wat telt als bewijs van SROI-inspanning bij een geschil?

Bij een geschil over SROI niet nakomen telt als bewijs alles wat aantoont dat je actief hebt geïnvesteerd in de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Denk aan arbeidscontracten, stageovereenkomsten, facturen van sociale ondernemingen en interne rapportages over de voortgang.

Concrete voorbeelden van bewijsmateriaal zijn:

Arbeidscontracten of aanstellingsbrieven van medewerkers die tot de SROI-doelgroep behoren, zoals mensen met een arbeidsbeperking of langdurig werklozen.
Stageovereenkomsten met jongeren met minder kansen op de arbeidsmarkt.
Facturen of inkoopbewijzen van producten of diensten bij sociale ondernemingen.
Trainings- en opleidingsregistraties voor mensen met weinig werkervaring.
Een PSO-certificering, die als formele onderbouwing van je sociale bijdrage wordt erkend.
Dashboardrapportages of uitkeringsstatusoverzichten van instromende medewerkers.

Hoe gedetailleerder en consistenter je documentatie, hoe sterker je positie bij een eventueel geschil. Losse e-mails of mondelinge toezeggingen zijn zelden voldoende. Een gestructureerd registratiesysteem dat de uitkeringsstatus van nieuwe medewerkers bij indiensttreding vastlegt, maakt het verschil.

Kan een leverancier een SROI-verplichting heronderhandelen?

Ja, het is in sommige gevallen mogelijk om een SROI-verplichting te heronderhandelen, maar dit is geen automatisch recht. Heronderhandeling is alleen realistisch als er sprake is van aantoonbaar gewijzigde omstandigheden, zoals een ingrijpende verandering in de opdracht of de arbeidsmarkt, en als de opdrachtgever bereid is mee te denken.

Situaties waarin heronderhandeling kans van slagen heeft:

De opdrachtsom is significant gewijzigd ten opzichte van de oorspronkelijke aanbesteding, waardoor het SROI-bedrag niet meer in verhouding staat.
De beschikbaarheid van mensen uit de SROI-doelgroep is in de betreffende regio of sector aantoonbaar beperkt.
Er zijn nieuwe wettelijke kaders of beleidswijzigingen die de invulling van de verplichting beïnvloeden.

Wil je als leverancier heronderhandelen, dan is het verstandig dit proactief aan te kaarten, ruim voor de deadline. Kom met een concreet alternatief voorstel en onderbouw waarom de oorspronkelijke verplichting niet haalbaar is. Opdrachtgevers staan over het algemeen meer open voor een constructief gesprek dan voor een leverancier die achteraf meldt dat hij tekortschiet.

Houd er rekening mee dat heronderhandeling niet altijd leidt tot een lagere verplichting. Soms resulteert het in een andere invulling, zoals een bijdrage aan een sociaal fonds in plaats van directe arbeidsplaatsen.

Hoe voorkomt een leverancier problemen met SROI-naleving?

Een leverancier voorkomt problemen met SROI-naleving door al bij de start van een opdracht een concreet plan te maken voor de invulling, de voortgang structureel te monitoren en de administratie nauwkeurig bij te houden. Vroeg signaleren is daarbij het sleutelwoord: hoe eerder je een tekort ziet aankomen, hoe meer tijd je hebt om bij te sturen.

Praktische stappen die je kunt zetten:

Breng bij elke nieuwe indiensttreding de achtergrond van de medewerker in kaart, inclusief eventuele uitkeringsstatus of arbeidsbeperking.
Stel een intern aanspreekpunt aan dat verantwoordelijk is voor de SROI-administratie en rapportages.
Gebruik een dashboard of rapportagetool waarmee je de voortgang ten opzichte van de verplichting continu kunt volgen.
Diversifieer je SROI-invulling: combineer directe arbeidsplaatsen met stageplekken, trainingen en inkoop bij sociale ondernemingen, zodat je niet afhankelijk bent van één aanpak.
Communiceer proactief met de opdrachtgever als je ziet dat je de doelstelling niet gaat halen, in plaats van te wachten tot de deadline.

Hoe wij je helpen met SROI-naleving

Wij ondersteunen organisaties bij elke stap van het SROI-proces, van signalering tot rapportage. Via ons platform brengen we al bij indiensttreding de uitkeringsstatus en achtergrond van nieuwe medewerkers in kaart. Zo weet je direct welke instromers bijdragen aan je SROI-verplichting en kun je deze gegevens rechtstreeks gebruiken voor je rapportages aan de opdrachtgever.

Wat je concreet van ons krijgt:

Automatische signalering van SROI-doelgroepmedewerkers bij indiensttreding
Een overzichtelijk dashboard waarmee je de voortgang ten opzichte van je verplichting continu monitort
Kant-en-klare rapportages die je direct kunt gebruiken bij controles of audits
Directe koppeling met de PSO, zodat je sociale bijdrage formeel onderbouwd is
Naadloze integratie met systemen zoals AFAS, in een ISO 27001-gecertificeerde omgeving

Zo voorkom je boetes, inhoudingen en administratieve verrassingen. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek en ontdek hoe eenvoudig het kan zijn om je SROI-verplichting volledig onder controle te houden.