Welke data en documentatie heb je nodig om SROI aan te tonen?

Om SROI aan te tonen voor overheidsopdrachten heb je twee soorten bewijsmateriaal nodig: data over de medewerkers die tot de SROI-doelgroep behoren, en documentatie die deze gegevens onderbouwt. Denk aan uitkeringsoverzichten, arbeidsovereenkomsten en verklaringen van gemeenten of UWV. Hoe vollediger en gestructureerder je dit bijhoudt, hoe eenvoudiger je aan je social return-verplichting kunt voldoen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over SROI-data, documentatie en rapportage.

Welke soorten data tellen mee bij SROI-berekeningen?

Bij SROI-berekeningen tellen gegevens mee die aantonen dat je mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt hebt ingezet tijdens de uitvoering van een overheidsopdracht. Het gaat om persoonsgebonden arbeidsmarktdata, zoals de uitkeringsstatus van een medewerker bij indiensttreding, de duur van werkloosheid, het opleidingsniveau en eventuele arbeidsbeperkingen. Deze gegevens bepalen of iemand kwalificeert als SROI-doelgroep en met welke wegingsfactor die persoon meetelt.

Concreet gaat het om de volgende categorieën data:

• Uitkeringsstatus bij indiensttreding (WW, bijstand, WIA, Wajong)
• Duur van werkloosheid of uitkeringsperiode
• Opleidingsniveau en eventuele kwalificaties
• Aanwezigheid van een arbeidsbeperking of indicatie
• Leeftijd en arbeidsverleden
• Inzet van stagiairs of BBL/BOL-leerlingen
• Samenwerking met sociale ondernemingen

Naast persoonsdata heb je ook contractuele en financiële gegevens nodig, zoals de opdrachtsom, de looptijd van de opdracht en het afgesproken SROI-percentage. Die combinatie maakt het mogelijk om te berekenen hoeveel sociale waarde je daadwerkelijk hebt gerealiseerd ten opzichte van wat er van je verwacht wordt.

Welke documenten moet je verzamelen als bewijs voor SROI?

Als bewijs voor SROI-documentatie verzamel je officiële stukken die de arbeidsmarktpositie van een medewerker op het moment van indiensttreding aantonen. De opdrachtgever wil kunnen verifiëren dat de ingezette personen daadwerkelijk tot de doelgroep behoren. Zonder deze onderbouwing tellen de uren of het dienstverband niet mee in je SROI-rapportage.

De meest gevraagde documenten zijn:

• Uitkeringsspecificaties of beschikkingen van UWV of gemeente, waaruit de uitkeringsstatus blijkt
• Arbeidsovereenkomsten met vermelding van startdatum en functie
• Verklaringen van gemeenten of UWV die de doelgroepstatus bevestigen
• Stageovereenkomsten bij inzet van BBL/BOL-leerlingen
• Loonstroken als bewijs van daadwerkelijke inzet tijdens de opdracht
• Doelgroepverklaringen voor medewerkers die vallen onder de banenafspraak
• Samenwerkingsovereenkomsten met sociale ondernemingen of SW-bedrijven

Zorg dat je deze documenten al bij indiensttreding verzamelt. Achteraf reconstrueren is tijdrovend en leidt vaak tot hiaten in je dossier. Een gestructureerd onboardingproces waarbij je de arbeidsmarktachtergrond van nieuwe medewerkers direct vastlegt, voorkomt dat je later met ontbrekende bewijsstukken zit.

Hoe lang moet je SROI-documentatie bewaren?

SROI-documentatie bewaar je doorgaans minimaal zeven jaar na afronding van de opdracht. Deze termijn sluit aan bij de algemene fiscale bewaarplicht en de eisen die veel opdrachtgevers stellen in hun aanbestedingsvoorwaarden. Sommige gemeenten of rijksopdrachtgevers hanteren specifieke bewaartermijnen in hun contracten, dus controleer altijd de opdrachtspecifieke bepalingen.

De reden voor deze termijn is dat opdrachtgevers het recht hebben om achteraf een audit of controle uit te voeren. Als je dan de bewijsstukken niet meer kunt overleggen, loop je het risico dat de gerealiseerde SROI-waarde niet wordt erkend. In het ergste geval moet je alsnog een financiële bijdrage betalen of krijg je een boete opgelegd.

Bewaar documenten bij voorkeur digitaal en gestructureerd per opdracht, zodat je bij een controle snel het juiste dossier kunt aanleveren. Koppel de documentatie altijd aan de specifieke aanbesteding waarop ze betrekking heeft.

Wie is verantwoordelijk voor het aanleveren van SROI-data?

De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het aanleveren van SROI-data aan de opdrachtgever. Als bedrijf dat een overheidsopdracht uitvoert, ben jij degene die moet aantonen dat je aan de social return-verplichting voldoet. Intern ligt de verantwoordelijkheid doorgaans bij de HR-afdeling, de salarisadministratie of een combinatie van beide, afhankelijk van hoe de organisatie is ingericht.

In de praktijk zijn er meerdere partijen betrokken:

• HR-afdeling: verzamelt persoonsgegevens en arbeidsmarktachtergrond bij indiensttreding
• Salarisadministratie: levert loongegevens en bewijst de daadwerkelijke inzet
• Projectmanagement of inkoop: bewaakt de koppeling tussen ingezette medewerkers en de specifieke opdracht
• Financiële administratie: berekent de SROI-waarde op basis van de opdrachtsom en het afgesproken percentage

Goede interne afstemming tussen deze afdelingen is belangrijk. Als HR niet weet welke medewerkers aan welke opdracht werken, of als de salarisadministratie de doelgroepstatus niet registreert, ontstaan er gaten in de rapportage. Leg daarom duidelijk vast wie welke gegevens aanlevert en op welk moment.

Hoe controleer je of je SROI-data klopt?

Je controleert SROI-data door de aangeleverde informatie te vergelijken met officiële bronnen, zoals UWV-registraties, gemeentelijke uitkeringsadministraties en doelgroepverklaringen. Klopt de uitkeringsstatus op het moment van indiensttreding? Zijn de ingezette uren aantoonbaar gekoppeld aan de opdracht? En telt de medewerker mee met de juiste wegingsfactor? Dit zijn de drie kernvragen bij elke controle.

Praktische stappen voor een interne kwaliteitscheck:

1. Vergelijk de persoonsdata in je eigen systemen met de officiële beschikkingen of verklaringen
2. Controleer of de doelgroepstatus is vastgesteld op de juiste peildatum (bij indiensttreding)
3. Verifieer of de ingezette uren of het dienstverband aantoonbaar vallen binnen de looptijd van de opdracht
4. Check of de wegingsfactoren per doelgroep correct zijn toegepast
5. Laat de rapportage intern reviewen door iemand die niet zelf de data heeft ingevoerd

Regelmatige tussentijdse checks zijn effectiever dan een grote controle aan het einde van de opdracht. Als je halverwege ontdekt dat bepaalde medewerkers niet goed zijn geregistreerd, heb je nog de tijd om bij te sturen.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het onderbouwen van SROI?

De meest voorkomende fout bij het onderbouwen van SROI is het ontbreken van bewijs op het juiste moment. Veel organisaties registreren wel dat iemand tot de doelgroep behoort, maar kunnen achteraf niet aantonen wat de situatie was op het moment van indiensttreding. Zonder die tijdgebonden onderbouwing accepteert een opdrachtgever de claim vaak niet.

Andere veelgemaakte fouten zijn:

• Te laat beginnen met documenteren: bewijsstukken worden pas verzameld als de rapportage al gevraagd wordt
• Verkeerde doelgroepindeling: medewerkers worden ingedeeld in een categorie met een hogere wegingsfactor dan waarvoor ze kwalificeren
• Ontbrekende koppeling aan de opdracht: de inzet van doelgroepmedewerkers is niet aantoonbaar verbonden aan de specifieke aanbesteding
• Onvolledige dossiers: één document ontbreekt, waardoor het hele dossier niet voldoet
• Geen tussentijdse monitoring: organisaties wachten tot het einde van de opdracht om te meten of ze aan de verplichting voldoen
• Slechte interne communicatie: HR en salarisadministratie werken niet samen, waardoor gegevens niet worden doorgegeven

De meeste van deze fouten zijn te voorkomen door het proces te standaardiseren en al bij indiensttreding te beginnen met registreren. Hoe eerder je de juiste data vastlegt, hoe minder herstelwerk je later hoeft te doen.

Hoe wij je helpen met SROI aantonen

Wij ontzorgen je volledig bij het verzamelen, registreren en rapporteren van SROI-data. Via ons platform brengen we al bij indiensttreding de arbeidsmarktachtergrond van nieuwe medewerkers in kaart, zodat je nooit achter de feiten aanloopt. Concreet bieden we:

• Automatische signalering van doelgroepmedewerkers bij indiensttreding
• Directe koppeling met systemen zoals AFAS voor naadloze gegevensuitwisseling
• Overzichtelijke dashboards met actuele SROI-voortgang per opdracht
• Kant-en-klare rapportages die je direct kunt gebruiken voor je opdrachtgever
• Directe invoer in de PSO zodra een medewerker kwalificeert
• ISO 27001-gecertificeerde verwerking van gevoelige persoonsdata

Zo voorkom je dat je bedragen moet bijbetalen of boetes krijgt opgelegd omdat je documentatie niet op orde is. Wil je zien hoe dit werkt in de praktijk? Neem contact op voor een persoonlijk gesprek en een gratis demo.