Welke instrumenten kunnen bedrijven inzetten om aan SROI te voldoen?
Bedrijven die werken met overheidsopdrachten kunnen SROI-verplichtingen strategisch nakomen door een combinatie van instrumenten in te zetten: directe arbeidsplaatsing van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, leer-werktrajecten, stageplekken en inkoop bij sociale ondernemingen. Welk instrument het meest geschikt is, hangt af van de aard van de opdracht, de omvang van de organisatie en de specifieke eisen van de opdrachtgever. Dit artikel behandelt de meest gebruikte instrumenten, hoe je de waarde ervan berekent en hoe je de bijbehorende administratie goed organiseert.
Wat verplicht een SROI-eis een bedrijf concreet te doen?
Een SROI-eis verplicht een bedrijf om een afgesproken percentage van de opdrachtsom te investeren in maatschappelijke waarde, specifiek door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een kans te geven. Dit percentage varieert per opdrachtgever, maar ligt doorgaans tussen de 2% en 5% van de aanneemsom. De verplichting geldt voor de looptijd van de overheidsopdracht.
Concreet betekent dit dat je als opdrachtnemer aantoonbaar mensen inzet of opleidt die anders moeilijk aan werk komen. Denk aan langdurig werkzoekenden, jongeren zonder startkwalificatie, gedeeltelijk arbeidsongeschikten of mensen met een uitkering. Decentrale overheden zoals gemeenten, waterschappen en Rijkswaterstaat leggen deze verplichting op bij inkopen en aanbestedingen.
De verplichting is niet vrijblijvend. Als je niet voldoet aan de gestelde SROI-norm, riskeer je een financiële bijbetaling of een boete. Daarom is het belangrijk om de voortgang actief te monitoren en tijdig bij te sturen wanneer je achterblijft op de doelstelling.
Welke SROI-instrumenten worden het meest gebruikt?
De meest gebruikte SROI-instrumenten zijn directe arbeidsplaatsing, leer-werktrajecten, stageplekken, detachering via sociale werkbedrijven en inkoop bij erkende sociale ondernemingen. Elk instrument heeft een eigen wegingsfactor waarmee de maatschappelijke waarde wordt berekend in het kader van de SROI-verplichting.
Hieronder een overzicht van de gangbare instrumenten:
- Directe arbeidsplaatsing: Je neemt iemand uit de SROI-doelgroep in dienst voor de duur van de opdracht. Dit telt zwaar mee in de berekening.
- Leer-werktrajecten: Je biedt een gecombineerde leer- en werkomgeving aan, vaak in samenwerking met een onderwijsinstelling of re-integratiebureau.
- Stageplekken: Je stelt een stageplek beschikbaar voor iemand uit de doelgroep. Dit telt mee, maar met een lagere wegingsfactor dan een arbeidscontract.
- Detachering via sociale werkbedrijven: Je huurt medewerkers in via een erkend sociaal werkbedrijf. De inleenvergoeding telt mee als SROI-investering.
- Inkoop bij sociale ondernemingen: Je besteedt een deel van je inkoop uit aan bedrijven die zich specifiek richten op arbeidsparticipatie van kwetsbare groepen, zoals PSO-gecertificeerde organisaties met prestatieladder.
Welk instrument je kiest, hangt af van de capaciteit van je organisatie en de eisen van de opdrachtgever. Sommige opdrachtgevers staan alleen directe arbeidsplaatsing toe; anderen accepteren een mix van instrumenten.
Hoe berekent een bedrijf de waarde van zijn SROI-inspanningen?
De waarde van SROI-inspanningen bereken je door de loonkosten of inleenvergoeding van ingezette doelgroepmedewerkers te vermenigvuldigen met de bijbehorende wegingsfactor en dit af te zetten tegen de verplichte SROI-norm als percentage van de opdrachtsom. De uitkomst laat zien of je voldoet aan de verplichting.
Een vereenvoudigd rekenvoorbeeld: stel dat de opdrachtsom 1 miljoen euro bedraagt en de SROI-eis 5% is. Dan moet je aantoonbaar 50.000 euro aan maatschappelijke waarde realiseren. Als je iemand uit de doelgroep inzet met een bruto jaarloon van 30.000 euro en een wegingsfactor van 1,0, dan telt dit voor 30.000 euro mee. Je hebt dan nog 20.000 euro te realiseren via andere instrumenten.
Wegingsfactoren verschillen per doelgroep en per instrument. Mensen met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt krijgen doorgaans een hogere wegingsfactor toegekend, omdat de maatschappelijke impact groter is. De exacte wegingsfactoren worden vastgesteld door de opdrachtgever of zijn vastgelegd in de aanbestedingsdocumenten.
Het is verstandig om de berekening gedurende de looptijd van de opdracht regelmatig bij te werken. Zo zie je tijdig of je op koers ligt en kun je bijsturen voordat de verantwoordingsperiode afloopt.
Welke tools en software ondersteunen SROI-registratie en -rapportage?
Voor SROI-registratie en -rapportage gebruik je bij voorkeur software die automatisch de achtergrond van nieuwe medewerkers in kaart brengt, de voortgang bijhoudt in een dashboard en rapportages genereert die je direct kunt aanleveren aan de opdrachtgever. Handmatige registratie via spreadsheets werkt voor kleine opdrachten, maar is foutgevoelig bij grotere organisaties.
Goede SROI-software biedt minimaal de volgende functionaliteiten:
- Automatische signalering van medewerkers die tot de SROI-doelgroep behoren, al bij indiensttreding
- Koppeling met bestaande HR- en salarissystemen zoals AFAS, Visma Raet of Loket.nl
- Een overzichtelijk dashboard met actuele voortgang ten opzichte van de SROI-norm
- Exporteerbare rapportages die voldoen aan de eisen van de opdrachtgever
- Directe invoer in de PSO (Prestatieladder Socialer Ondernemen) voor organisaties die ook een PSO-certificering nastreven
Naast gespecialiseerde SROI-software gebruiken sommige organisaties modules binnen hun bestaande HR-systeem. Het nadeel hiervan is dat deze modules zelden automatisch de uitkeringsstatus of arbeidsmarktpositie van medewerkers controleren. Daarvoor heb je een koppeling met externe registers nodig.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij SROI-verantwoording?
De meest gemaakte fouten bij SROI-verantwoording zijn: te laat beginnen met registreren, medewerkers niet tijdig kwalificeren als SROI-doelgroep, onjuiste wegingsfactoren toepassen en onvolledige documentatie aanleveren bij de opdrachtgever. Deze fouten leiden tot een tekort in de verantwoording en kunnen financiële gevolgen hebben.
Hieronder de fouten die het vaakst voorkomen:
- Te laat starten met registratie: Veel organisaties beginnen pas met registreren als de verantwoordingsdeadline nadert. Dan blijkt dat medewerkers die wel tot de doelgroep behoren, niet zijn vastgelegd.
- Verkeerde doelgroepkwalificatie: Niet elke medewerker met een uitkering telt automatisch mee. De specifieke uitkeringsvorm en de duur van werkloosheid bepalen of iemand tot de SROI-doelgroep behoort.
- Onjuiste wegingsfactoren: Organisaties passen soms standaard een wegingsfactor van 1,0 toe, terwijl de opdrachtgever andere factoren hanteert. Dit leidt tot een verkeerde berekening.
- Onvoldoende bewijs aanleveren: Een naam en functie zijn niet genoeg. Opdrachtgevers vragen doorgaans om bewijs van de uitkeringsstatus, zoals een verklaring van het UWV of de gemeente.
- Geen tussentijdse monitoring: Zonder periodieke controle weet je pas aan het einde van de opdracht of je tekortkomt, en dan is bijsturen niet meer mogelijk.
Wanneer is uitbesteding van SROI-administratie een betere keuze?
Uitbesteding van SROI-administratie is een betere keuze wanneer je organisatie meerdere overheidsopdrachten tegelijk uitvoert, de interne capaciteit ontbreekt om doelgroepmedewerkers tijdig te signaleren, of wanneer fouten in de verantwoording al eerder tot problemen hebben geleid. Hoe groter en complexer de opdrachtenportefeuille, hoe meer je baat hebt bij gespecialiseerde ondersteuning.
Kleine organisaties met één overheidsopdracht en een beperkt aantal medewerkers kunnen de SROI-administratie vaak zelf bijhouden. Maar zodra je te maken hebt met meerdere opdrachtgevers met elk hun eigen eisen, verschillende wegingsfactoren en afwijkende rapportageformaten, wordt handmatig beheer tijdrovend en foutgevoelig.
Uitbesteding biedt ook voordelen op het gebied van compliance. Een gespecialiseerde partij is op de hoogte van de laatste regelgeving, weet welke documentatie opdrachtgevers verwachten en kan tijdig signaleren wanneer je dreigt tekort te komen. Dat geeft je de ruimte om je te richten op de uitvoering van de opdracht zelf.
Hoe wij je helpen met SROI
Wij ondersteunen organisaties volledig bij het naleven van hun SROI-verplichtingen, van signalering tot rapportage. Ons platform koppelt direct met je HR- en salarissystemen en brengt al bij indiensttreding de achtergrond van nieuwe medewerkers in kaart. Zo weet je meteen of iemand tot de SROI-doelgroep behoort en kun je deze direct opvoeren in de PSO.
Wat we concreet voor je doen:
- Automatische signalering van doelgroepmedewerkers bij indiensttreding
- Overzichtelijk dashboard met actuele voortgang ten opzichte van je SROI-norm
- Rapportages die je direct kunt gebruiken voor verantwoording aan de opdrachtgever
- Naadloze koppelingen met systemen zoals AFAS, Visma Raet en Loket.nl
- Veilige verwerking van gevoelige data conform ISO 27001 en AVG
Zo voorkom je bijbetalingen of boetes en houd je de HR-administratie volledig onder controle. Wil je weten hoe dit werkt voor jouw organisatie? Neem contact op voor een gesprek en een gratis demo.