Welke rol speelt de gemeente bij het opleggen van SROI?

Een gemeente legt SROI op via de aanbestedingsvoorwaarden van een overheidsopdracht. Zodra een organisatie een contract wint, is zij verplicht een vastgesteld percentage van de opdrachtsom te investeren in de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Deze verplichting geldt voor de gehele looptijd van de opdracht en wordt contractueel vastgelegd. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over SROI-verplichtingen bij gemeenten.

Hoe legt een gemeente SROI op bij aanbestedingen?

Een gemeente legt een SROI-verplichting op bij aanbestedingen door deze als gunningscriterium of contracteis op te nemen in de aanbestedingsdocumenten. De opdrachtnemer gaat bij het tekenen van het contract akkoord met de verplichting om een deel van de opdrachtwaarde te besteden aan maatschappelijke inzet, zoals het in dienst nemen of begeleiden van mensen met een kwetsbare arbeidsmarktpositie.

In de praktijk werkt dit als volgt: de gemeente stelt in het bestek of de inkoopvoorwaarden vast welk percentage van de opdrachtsom als Social Return on Investment moet worden ingevuld. Dit percentage wordt vervolgens omgezet naar een concreet bedrag of een aantal te realiseren arbeidsuren. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het invullen van die verplichting gedurende de looptijd van de opdracht.

De SROI-doelgroep bestaat uit mensen die moeite hebben om op eigen kracht werk te vinden, zoals langdurig werkzoekenden, jongeren zonder startkwalificatie, gedeeltelijk arbeidsongeschikten en mensen met een uitkering. Door deze groep actief in te zetten, draagt de opdrachtnemer bij aan een inclusievere arbeidsmarkt, terwijl de gemeente haar sociale doelstellingen realiseert via haar inkoopbeleid.

Welke SROI-percentages hanteren gemeenten?

De meeste gemeenten hanteren een SROI-percentage van 5% van de opdrachtsom, maar dit verschilt per gemeente en per type opdracht. Sommige gemeenten werken met een percentage van 2% tot 10%, afhankelijk van de omvang van de opdracht, de sector en het lokale sociale beleid.

Het percentage wordt doorgaans berekend over de totale opdrachtwaarde exclusief btw. Bij een opdracht van 1 miljoen euro en een SROI-eis van 5% moet de opdrachtnemer dus 50.000 euro aan maatschappelijke inzet aantonen. Dit kan worden ingevuld via directe loonkosten van mensen uit de doelgroep, maar ook via begeleiding, opleidingskosten of samenwerking met sociale werkbedrijven.

Naast het percentage bepaalt de gemeente ook welke invulvormen zij accepteert. Sommige gemeenten bieden ruimte voor alternatieve invulling, zoals het inkopen bij een sociale onderneming of het aanbieden van stageplekken. Het is daarom altijd verstandig de specifieke eisen per aanbesteding goed door te lezen.

Wie controleert of een opdrachtnemer SROI naleeft?

De opdrachtgevende gemeente is verantwoordelijk voor de controle op naleving van de SROI-verplichting. In de meeste gevallen wijst de gemeente een contractmanager of accountmanager aan die de voortgang bewaakt en periodiek rapportages opvraagt bij de opdrachtnemer.

De opdrachtnemer moet gedurende de looptijd van de opdracht aantonen dat hij de SROI-verplichting invult. Dit gebeurt via tussentijdse rapportages of een eindverantwoording. De gemeente beoordeelt of de geleverde inspanning overeenkomt met de contractuele afspraken.

Wanneer een opdrachtnemer de verplichting niet of onvoldoende nakomt, kan de gemeente een boete opleggen of een financiële verrekening toepassen. Het niet naleven van de SROI-verplichting kan ook gevolgen hebben voor toekomstige aanbestedingen, omdat gemeenten steeds vaker kijken naar de trackrecord van leveranciers op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Wat telt mee als bewijs van SROI-invulling?

Als bewijs van SROI-invulling accepteren gemeenten doorgaans loonstroken, arbeidscontracten, urenstaten en verklaringen van begeleidende instanties. Het gaat erom dat de opdrachtnemer aantoont dat mensen uit de SROI-doelgroep daadwerkelijk zijn ingezet en dat de bijbehorende kosten zijn gemaakt.

Concrete voorbeelden van bewijs dat gemeenten accepteren zijn:

• Arbeidscontracten of detacheringsovereenkomsten van medewerkers uit de doelgroep
• Loonstroken of salarisoverzichten waaruit de inzet blijkt
• Urenstaten die de gewerkte uren van doelgroepmedewerkers documenteren
• Facturen van sociale werkbedrijven of leerwerktrajecten
• Verklaringen van UWV, gemeenten of begeleidingsinstellingen over de status van de medewerker
• Opleidingsfacturen voor medewerkers uit de doelgroep

De exacte bewijsvereisten staan beschreven in de aanbestedingsdocumenten of de SROI-handleiding van de betreffende gemeente. Het is verstandig om al bij de start van de opdracht een administratief systeem in te richten waarmee je deze gegevens structureel bijhoudt. Zo voorkom je dat je aan het einde van de opdracht alsnog op zoek moet naar documentatie.

Verschilt SROI-beleid per gemeente?

Ja, het SROI-beleid verschilt aanzienlijk per gemeente. Er is geen landelijk uniforme standaard voor SROI bij aanbestedingen. Elke gemeente stelt haar eigen percentages, doelgroepomschrijvingen, invulvormen en rapportageverplichtingen vast op basis van lokaal sociaal beleid.

Zo hanteert de ene gemeente een strikt kwantitatief model waarbij alleen directe arbeidsuren tellen, terwijl een andere gemeente ook ruimte biedt voor kwalitatieve invulling zoals coaching, mentoring of inkoop bij sociale ondernemingen. Ook de definitie van de doelgroep kan per gemeente variëren: sommige gemeenten rekenen uitsluitend mensen met een bijstandsuitkering mee, andere gemeenten hanteren een bredere definitie die ook WW-gerechtigden of jongeren zonder startkwalificatie omvat.

Decentrale overheden zoals waterschappen en Rijkswaterstaat hanteren vergelijkbare SROI-verplichtingen, maar ook zij hebben hun eigen invulling. Voor organisaties die opdrachten uitvoeren voor meerdere opdrachtgevers tegelijk, is het dan ook belangrijk om per opdracht de specifieke SROI-eisen te kennen en de administratie daarop in te richten.

Hoe kunnen organisaties SROI-administratie efficiënter inrichten?

Organisaties kunnen hun SROI-administratie efficiënter inrichten door al bij de indiensttreding van nieuwe medewerkers de uitkeringsstatus en arbeidsmarktachtergrond vast te leggen. Zo weet je direct welke medewerkers meetellen voor de SROI-verplichting en hoef je achteraf niet meer te zoeken naar bewijsmateriaal.

Een gestructureerde aanpak bestaat uit drie stappen:

1. Signaleren bij instroom: Controleer bij elke nieuwe medewerker of hij of zij tot de SROI-doelgroep behoort. Dit doe je door bij onboarding de relevante achtergrondgegevens op te vragen en te registreren.
2. Bijhouden gedurende de opdracht: Houd een lopend overzicht bij van de inzet van doelgroepmedewerkers, inclusief gewerkte uren en bijbehorende loonkosten. Koppel dit aan de specifieke opdracht waarvoor de SROI-verplichting geldt.
3. Rapporteren op verzoek: Zorg dat je op elk moment een actuele rapportage kunt aanleveren aan de gemeente. Gebruik een dashboard of overzicht dat je eenvoudig kunt exporteren.

Veel organisaties lopen tegen de praktische uitdaging aan dat SROI-administratie versnipperd is over meerdere systemen en afdelingen. HR heeft de personeelsgegevens, de salarisadministratie heeft de loonkosten en de projectadministratie heeft de opdrachtinformatie. Door deze gegevens samen te brengen in één overzicht, bespaar je tijd en verklein je de kans op fouten.

Hoe wij helpen bij jouw SROI-verplichting

Wij ondersteunen organisaties volledig bij het naleven van hun SROI-verplichtingen, van signalering tot rapportage. Via ons platform brengen we al bij de indiensttreding de uitkeringsstatus en arbeidsmarktachtergrond van nieuwe medewerkers in kaart. Zo weet je direct wie meetelt voor jouw SROI-verplichting, zonder handmatig zoekwerk.

Wat we voor je doen:

• Automatisch signaleren welke nieuwe medewerkers tot de SROI-doelgroep behoren
• Direct opvoeren van doelgroepmedewerkers in de PSO-registratie voor maatschappelijk ondernemen
• Overzichtelijke dashboards en rapportages die je direct kunt gebruiken voor verantwoording aan de gemeente
• Naadloze koppelingen met systemen zoals AFAS, zodat gegevens automatisch worden gesynchroniseerd
• Tijdige signalering wanneer je dreigt achter te lopen op je SROI-doelstelling, zodat je op tijd kunt bijsturen

Zo voorkom je boetes, verrekenposten en administratieve stress aan het einde van een opdracht. Wil je weten hoe wij jouw SROI-administratie kunnen overnemen? Neem contact op voor een persoonlijk gesprek en een gratis demo.