Welke rol speelt social return in het inkoopbeleid van gemeenten?

Social return speelt een concrete rol in het inkoopbeleid van gemeenten: bij aanbestedingen boven een bepaalde drempelwaarde leggen gemeenten leveranciers de verplichting op om een deel van de opdrachtsom te investeren in mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dit maakt social return een vast onderdeel van de contractvoorwaarden, niet een vrijblijvende wens. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over social return bij gemeentelijke aanbestedingen.

Hoe werkt social return in de praktijk bij aanbestedingen?

Bij een gemeentelijke aanbesteding wordt social return opgenomen als contracteis. De opdrachtnemer verplicht zich om een afgesproken percentage van de opdrachtsom in te zetten voor mensen die moeilijk aan werk komen, zoals langdurig werkzoekenden, jongeren zonder startkwalificatie of mensen met een arbeidsbeperking. De invulling hiervan is flexibel, maar de verplichting zelf is bindend.

In de praktijk betekent dit dat je als opdrachtnemer al tijdens de aanbestedingsfase moet nadenken over hoe je aan de social return-verplichting gaat voldoen. Gemeenten beoordelen dit als onderdeel van de gunningscriteria of nemen het op als knock-outeis. Na gunning moet je de voortgang periodiek rapporteren en aantonen dat je de afgesproken sociale bijdrage daadwerkelijk levert.

De invulling kan op verschillende manieren:

• Het in dienst nemen van iemand met een uitkering of arbeidsbeperking
• Het aanbieden van een stage, werkervaringsplaats of leertraject
• Het organiseren van trainingen of workshops voor mensen met weinig werkervaring
• Samenwerken met een opleidingscentrum voor specifieke certificeringen
• Bijdragen aan buurtinitiatieven of vrijwilligersprojecten die werkgelegenheid bevorderen

Het uitgangspunt is maatwerk. Elke organisatie heeft de ruimte om te kiezen welke invulling het beste past, zolang de afstand tot de arbeidsmarkt voor mensen uit de doelgroep daadwerkelijk verkleind wordt.

Welk percentage hanteren gemeenten voor social return?

Gemeenten hanteren doorgaans een social return-percentage van de opdrachtsom, maar dit varieert. Sommige gemeenten werken met 2%, andere gaan tot 10%. Het percentage is afhankelijk van de gemeente, het type opdracht en de omvang van het contract. Er is geen landelijk vastgesteld uniform percentage.

Bij een opdracht van bijvoorbeeld 1 miljoen euro en een SROI-eis van 5% moet je als opdrachtnemer dus 50.000 euro aantoonbaar inzetten voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dit bedrag hoeft niet letterlijk te worden overgemaakt, maar wordt berekend op basis van de loonkosten van de ingezette medewerkers of de waarde van andere sociale activiteiten.

Sommige gemeenten werken niet met een percentage van de opdrachtsom, maar met een norm op basis van arbeidsuren of het aantal te plaatsen personen. Het is daarom belangrijk om bij elke aanbesteding de specifieke eisen goed door te nemen en niet uit te gaan van een standaardpercentage.

Welke verplichtingen gelden er voor opdrachtnemers?

Als opdrachtnemer bij een gemeentelijke aanbesteding ben je verplicht om de afgesproken social return-invulling te realiseren, te registreren en periodiek te rapporteren aan de opdrachtgever. Voldoe je niet aan de verplichting, dan kan de gemeente een boete opleggen of een bedrag terugvorderen dat overeenkomt met het niet-gerealiseerde deel.

De verplichtingen omvatten doorgaans:

1. Registratie van ingezette medewerkers: Je moet kunnen aantonen welke medewerkers tot de SROI-doelgroep behoren en hoe lang zij werkzaam zijn geweest binnen de opdracht.
2. Periodieke rapportage: Gemeenten vragen kwartaal- of jaarrapportages waarin je de voortgang inzichtelijk maakt.
3. Bewijs van uitkeringsstatus of doelgroepverklaring: Voor medewerkers die meetellen voor SROI moet je hun achtergrond kunnen onderbouwen, bijvoorbeeld via een UWV-verklaring of doelgroepverklaring.
4. Bijsturing bij achterblijvende resultaten: Als je tussentijds achterblijft op de norm, verwacht de gemeente een actieplan.

De Prestatieladder Socialer Ondernemen (PSO) kan hierbij als instrument worden ingezet. Een PSO-certificering toont aan dat je organisatie structureel werkt aan de arbeidsparticipatie van kwetsbare groepen, wat gemeenten kunnen meewegen bij de beoordeling van je social return-prestaties.

Hoe verschilt social return per gemeente of regio?

Social return verschilt per gemeente op meerdere punten: het gehanteerde percentage, de doelgroepen die meetellen, de manier van rapporteren en de consequenties bij niet-naleving. Er is geen landelijke standaard die alle gemeenten verplicht te volgen, waardoor de uitvoering sterk uiteen kan lopen.

Zo werkt de ene gemeente met een vast percentage van de opdrachtsom, terwijl een andere gemeente een minimaal aantal te plaatsen personen voorschrijft. Ook de definitie van de doelgroep verschilt: sommige gemeenten tellen alleen mensen met een bijstandsuitkering mee, anderen accepteren ook mensen met een WW-uitkering of een arbeidsbeperking.

Daarnaast zijn er regionale samenwerkingsverbanden waarbij meerdere gemeenten gezamenlijk social return-beleid voeren. In die gevallen gelden geharmoniseerde eisen, wat de administratieve last voor opdrachtnemers die in meerdere regio’s actief zijn kan verlagen.

Voor organisaties die met meerdere gemeenten werken, is het verstandig om per contract de specifieke eisen in kaart te brengen en de registratie en rapportage per opdrachtgever apart bij te houden.

Hoe kunnen HR- en salarisadministraties social return aantonen?

HR- en salarisadministraties kunnen social return aantonen door de uitkeringsstatus en achtergrond van medewerkers bij indiensttreding vast te leggen, de gewerkte uren en loonkosten te koppelen aan de SROI-verplichting en dit periodiek te rapporteren aan de opdrachtgever. De kwaliteit van de registratie bepaalt in grote mate of je aan de verplichting kunt voldoen.

In de praktijk is dit een tijdrovend proces als het handmatig gebeurt. Je moet bij elke nieuwe medewerker nagaan of hij of zij tot de SROI-doelgroep behoort, de juiste documentatie verzamelen en dit bijhouden gedurende de looptijd van de opdracht. Fouten of lacunes in de registratie kunnen leiden tot discussies met de gemeente of zelfs financiële consequenties.

Een geautomatiseerde aanpak via je HR- of salarissysteem maakt dit proces betrouwbaarder en minder arbeidsintensief. Door bij indiensttreding direct de relevante gegevens te registreren en te koppelen aan de lopende opdrachten, houd je continu zicht op je SROI-prestaties en kun je tijdig bijsturen.

Hoe wij je helpen met social return-verplichtingen

Wij ondersteunen organisaties volledig bij het naleven van hun SROI-verplichtingen, van registratie tot rapportage. Via ons platform brengen we al bij indiensttreding de achtergrond van nieuwe medewerkers in kaart, zodat je direct weet of iemand meetelt voor je social return-verplichting. Zo hoef je daar achteraf niet meer naar op zoek.

Wat we concreet voor je doen:

• Automatisch in kaart brengen van de uitkeringsstatus van nieuwe medewerkers bij instroom
• Direct opvoeren van in aanmerking komende medewerkers in de PSO
• Overzichtelijke dashboards en rapportages die je direct kunt gebruiken voor je SROI-administratie
• Tijdige signalering als je achterblijft op de norm, zodat je kunt bijsturen
• Naadloze koppeling met systemen zoals AFAS, Visma Raet en Loket.nl
• Veilige verwerking van gevoelige gegevens conform ISO 27001 en AVG

Zo voorkom je boetes, mis je geen werkgeversvoordelen en houd je je administratie op orde zonder extra werkdruk op je HR- of salarisafdeling. Wil je zien hoe dit werkt voor jouw organisatie? Neem vrijblijvend contact met ons op en ontvang een gratis demo.